10 Sfaturi Pentru Amenajarea Unui Birou la Domiciliu

Biroul de acasă? Lucru de la distanță? Telemuncă? Odată cu extinderea rapidă a industriei și o multitudine de cercetări, tot mai multe companii introduc posibilitatea unui birou la domiciliu sau a unui lucru de la distanță. Chiar dacă acest concept nu a fost familiar cu nimeni în anii de până acum și simțiți că tranziția nu este foarte confortabilă, concentrați-vă pe laturile pozitive. De asemenea, în acest articol, am adunat câteva sfaturi practice care vă pot face mai ușor să vă puneți în funcțiune biroul de acasă chiar dacă începeți de la zero.

Pentru a aduna elementele de bază ale articolului, am adunat o serie de opinii și cercetări despre munca la distanță, adică munca la birou la domiciliu, cu toate avantajele și dezavantajele sale, astfel încât să vă oferim sfaturi utile pentru o reorganizare rapidă.

Au existat destul de multe oportunități de telemuncă în lume până acum, așa că mulți oameni nu sunt conștienți de regulile sau de condițiile de bază ale acesteia, deși nu este atât de greu de implementat și cu siguranță va fi foarte necesar în viitor. Mai mult ca oricând.

Cel mai important lucru este că configurarea sistemului și obișnuirea atât a conducerii, cât și a personalului cu biroul de acasă necesită răbdare – din partea tuturor. Dar în aceste vremuri dificile, minimul este să fim atenți unii altora, să ne ajutăm reciproc, deoarece aceasta poate fi cheia supraviețuirii pe termen lung și a continuării cu succes a afacerii noastre.

Biroul acasă pas cu pas

1. Mediul potrivit

Este important, si se impune si prin lege, ca telemunca să se poată face dacă mediul de acasă este potrivit pentru aceasta, deci condițiile sunt asemănătoare cu cea de la birou. De aceea haideți să amenajăm un colț, un mic birou care să servească doar acestui scop, unde este liniște și nu există distrageri. Unde se potrivesc fișierele, laptopul ca instrument de lucru și orice altceva ați putea avea nevoie. Deci mediul de lucru ar trebui să fie ergonomic.

2. Mijloace de lucru

Desigur, avem nevoie de un laptop, un notebook, un telefon de companie la care să putem lucra și, într-o cauză bună, „laptop-ul companiei” era deja disponibil înainte de introducerea biroului de acasă. Acesta trebuie luat acasă. Dacă nu ați avut un laptop corporativ, nu este prea târziu să vă luați unul, pentru că nu toată lumea are un laptop privat stabil sau actualizat, sau s-ar putea să nu fie singurii din familie care îl folosesc.

Asigurați-vă software-ul de afaceri, foile de calcul, datele disponibile pe dispozitivul dumneavoastră. Și am ajuns la unul dintre punctele cardinale.

3. Software, cloud

Pentru un birou la domiciliu, este esențial ca totul să funcționeze pe internet. Adică, marea problemă este dacă rețeaua corporativă este disponibilă doar „în interior” (la birou). Dacă aveți o resursă de rețea internă care este esențială pentru munca dumneavoastră, cum ar fi un NAS sau un server local, vă recomandăm să consultați un profesionist IT despre accesul la distanță (cum ar fi RDP) sau să o mutați în cloud.

În zilele noastre, Google facilitează lucrul cu documente, foi de calcul și oricine poate accesa documentele de care are nevoie, dându-i permisiunea. Ele pot fi, de asemenea, folosite pentru a crea interfețe administrative grozave, astfel încât să putem vedea cum merge munca.

Aici este posibil să aveți nevoie de o structură de foldere bine gândită, pe care toată lumea să o poată folosi practic. Odată ce îl aveți, după 1-2 zile va fi aproape automat „unde să faceți click” pentru fișierele dumneavoastră.

4. Protejați structura

Desigur, trebuie să acordați atenție protecției datelor, la nivel de companie poate fi o soluție bună să folosiți Dashlane, ceea ce ușurează conectarea. Trebuie să ne gândim la care companii externe trebuie să le oferim acces, de ex.

De asemenea, puteți crește protecția prin crearea unei rețele private virtuale sau VPN, precum NordVPN.

Toate acestea pot părea complicate la început, dar un cunoscut IT sau un membru al personalului intern vă poate ajuta să rezolvați aceste probleme.

5. Și unde comunicăm toate acestea?

Pentru că ideea este că nu ne întâlnim la birou, sunt necesare canale și instrumente bune de comunicare online. Există multe dintre acestea în care nu putem doar discuta sau conferință video, ci și partajăm fișiere și ne putem organiza afacerea. Pentru a numi doar două dintre programele pe care le folosim și le iubim: Slack și Google Hangouts pot fi grozave.

Utilizați unul sau două canale numai pentru serviciu. Un motiv pentru aceasta este că biroul de acasă este o confluență între intimitate și muncă, în primul rând, ca să nu mai vorbim de acest lucru prin „hărțuirea reciprocă” în fiecare forum posibil.

6. Cât de mult ar trebui să ne întâlnim?

Inițial, până la stabilirea sesiunilor, este firesc să fie nevoie de mai multă coordonare. Mai târziu, totuși, rețineți că, dacă două persoane sunt implicate în discutarea unei probleme, nu trebuie să furați timpul întregii echipe cu un apel conferință.

Merită să cădeți de acord asupra punctelor fixe, a orelor de întâlnire în care toată lumea este sigur că va fi disponibil (deși majoritatea aplicațiilor sunt disponibile și prin telefon).

7. Software de management al sarcinilor, programe de lucru

Putem fi de mare ajutor cu diverse programe de partajare a sarcinilor, interfețe de gestionare a muncii precum Asana sau Monday.com. În acestea, oricine poate vedea oricând sarcinile de îndeplinit, iar proiectele de realizat pot fi revizuite și la nivel de grup. Poate că a cunoaște acestea este cel mai consumator de timp atunci când o echipă începe de la zero. Perseverența este cheia!

8. Gestionarea timpului

Un birou de acasă nu este un lucru clasic de 9-5. Acesta este unul dintre avantaje și, poate, dificultatea. Trebuie să uitați lucrurile înrădăcinate și să dați încredere celorlalți. Timpul de lucru capătă un sens puțin nou și nu ar trebui să vă întrebați dacă colegul dumneavoastră a făcut altceva între cele două sarcini. Software-ul menționat mai sus este așadar bun: dacă munca este clară și termenele sunt stabilite, toată lumea știe la ce să se aștepte. Deci există muncă, nu timp de lucru. Și aici putem apela la ajutor de la programe (Toggl, Everhour) care nu sunt pentru control, ci mai degrabă pentru a ne crește propria eficiență și a nu merge într-o aventură.

În situația actuală, toată lumea a evaluat deja valoarea de a avea un loc de muncă – nu veți risca cu un rezultat final superficial sau inexact.

9. Echilibru între viață și profesie

În timp ce orele de lucru devin puțin mai flexibile, nu strica să ne respectăm rutinele. Continuați să vă treziți ca înainte, așezați-vă în micul vostru birou de acasă, luați o pauză și mâncați ca înainte. Cu toate acestea, lasați spălarea și curățarea la timpul său. Nu este nicio problemă dacă facem o plimbare scurtă cu câinele, deoarece pauzele sunt foarte necesare pentru ca capul nostru să se aerisească, dar haideți să păstrăm rutina.

De asemenea, după orele de lucru, nu uitați să vă distrați. De exemplu, puteți juca unele jocuri video acasă. Dar dacă aveți același computer pentru muncă și timp liber să utilizați diferite profiluri Chrome sau adrese de e-mail. Pentru că, dacă nu o faceți, toate datele pot deveni dezordonate.

10. Nu mergeți în detrimentul confidențialității

De asemenea, este bine să vă păstrați rutina zilnică, deoarece vom tinde să fim puțin supărați la biroul de acasă. Dorul de discuțiile cu colegii ar putea fi un motiv sau când ar trebui să petrecem timp cu familia mea și noi ne focusăm pe muncă.

În perioada următoare, s-ar putea să fim nevoiți să muncim mai mult și diferit, dar chiar trebuie să ne relaxăm, să facem sport și să dormim, așa că să fim atenți și la acestea!