Top Instrumente de Colaborare la Distanță de Folosit în 2022

Lucrarea la distanță (remote) a devenit noua normalitate pentru mulți profesioniști calificați. Lucrul la distanță eficient necesită un flux de lucru eficient, precum și instrumente adecvate pentru a o facilita.

Sondajele au demonstrat că lucrătorii calificați pot fi semnificativ mai productivi în timp ce lucrează de acasă, parțial pentru că trebuie să petreacă mai puține ore călătorind și să aibă mai multă libertate de a-și organiza ziua de lucru în orele cele mai productive, spre deosebire de orele tradiționale de la 9 la 5.

Nu există o soluție unică pentru toate când vine vorba de găsirea combinației adecvate de aplicații pentru a permite cel mai perfect flux de lucru al echipei.

Există o mare varietate de tehnologii de colaborare la distanță disponibile. Puteți găsi lucruri mai bune de făcut decât să treceți printr-o listă nesfârșită de soluții, dintre care multe sunt copii practic identice unele ale altora.

Așadar, acest articol vă va oferi unele dintre cele mai bune software-uri de colaborare existente, astfel încât să puteți face alegerea cu ușurință.

Software de management al muncii

Soluțiile de gestionare a muncii gestionează fluxurile de lucru pentru echipele de conținut de la distanță. Acest software urmărește, de asemenea, proiectele și productivitatea echipei.

Blocajele legate de muncă și deraiarea proiectelor costă companiile mai mult de 10% din investițiile lor și scad productivitatea unei companii și rentabilitatea investiției acesteia.

Activele digitale reprezintă o parte importantă a fluxurilor de lucru moderne. Echipele trebuie să știe cum funcționează managementul activelor digitale, astfel încât să poată lucra în colaborare între diverse departamente.

Sistemele de management colaborativ al activelor digitale permit echipelor de conținut de la distanță să-și supravegheze munca de la început până la sfârșit fără bătăi de cap.

Designerii, scriitorii, editorii și managerii de conținut trebuie să fie complet aliniați cu obiectivele de conținut.

Software pentru conferințe video/audio

Companiile au început să implementeze software pentru apeluri pentru conferințe, permițând personalului și conducerii să se conecteze frecvent și ușor.

Echipa de la distanță va beneficia de software-ul de conferință, deoarece le permite să se conecteze cu restul echipei pentru a se alătura unui apel de aproape oriunde.

Lucrătorii de la distanță pot avea întâlniri mai bune, fie că vorbesc despre subiecte complicate, cum ar fi optimizarea centrului de apeluri sau doar prinderea din urmă ca echipă.

În ultimul an, au fost aduse schimbări semnificative în cultura videoconferinței. Unele funcții, cum ar fi partajarea ecranului, s-au remarcat a fi extrem de utile. Multe sisteme de videoconferință pot partaja un desktop sau o fereastră deschisă.

Pentru a vă activa programul de apelare pentru conferințe, aveți nevoie de o conexiune de încredere la internet.

Software de chat în echipă

Unul dintre cele mai importante cinci instrumente de comunicare în afaceri este software-ul de chat în echipă, care include mesagerie instantanee. Folosind software-ul de mesagerie instantanee, echipa poate lucra împreună mai rapid.

Instrumentele pentru chat instant pot crește productivitatea lucrătorilor reducând la minimum numărul de întreruperi cu care se confruntă echipa de producție de la distanță în timpul lucrului.

Pentru a începe un chat, compuneți un mesaj scurt și trimiteți-l persoanelor de contact cu care doriți să discutați. În funcție de funcționalitatea necesară și de dimensiunea afacerii, puteți utiliza multe soluții alternative de mesagerie.

De exemplu, anumite platforme de mesagerie instantanee permit o comunicare nelimitată la prețuri extrem de rezonabile și pot crește odată cu afacerea.

Mesageria instantanee poate ridica însă probleme de securitate. 71% dintre angajații de birou discută informații sensibile la locul de muncă folosind aceste instrumente.

În mod evident, este în interesul unei companii să-și protejeze comunicațiile, deoarece unii angajați fac schimb de informații despre clienți, preocupări de resurse umane și alte date.

Software de partajare a fișierelor

Datorită instrumentelor precum Trello, Dropbox și Google Drive, colaborarea la distanță în echipă nu a fost niciodată mai simplă. Datorită software-ului de partajare a fișierelor, lucrătorii de la distanță pot colabora în ciuda separării lor geografice și a diferitelor fusuri orare.

Luați în considerare utilizarea unui program precum Google Docs. S-ar putea să fi auzit și de WeTransfer, folosit în mod special de artiștii grafici și editorii video.

Echipa poate schimba rapid și eficient munca datorită software-ului de partajare a fișierelor. Ei aleg unde să-și stocheze fișierele și le încarcă printr-un portal. Viteza de transfer este o justificare pentru utilizarea software-ului de partajare a fișierelor.

Pe măsură ce echipa de la distanță transferă munca online, angajații pot fi liniștiți știind că datele și munca lor sunt în siguranță.

Software pentru desktop la distanță

Aplicațiile pentru desktop-uri la distanță sunt utile într-un loc de muncă la distanță sau hibrid. Angajații care lucrează de acasă sau din locații la distanță pot accesa serverele interne ale companiei datorită acestor programe.

Managerii pot găsi, de asemenea, aceste soluții valoroase pentru a ține un ochi asupra productivității angajaților. Programele desktop de la distanță pot fi utile în colaborarea de la distanță.

Este posibil să existe documente și sarcini de care aveți nevoie pe unul dintre computerele de birou ale colegilor, chiar dacă aceștia ar fi putut trece la lucrul de la distanță.

Personalul de la distanță își poate accesa cu ușurință sarcinile de pe computerele lor de lucru cu ajutorul programelor desktop de la distanță.

Instrumente de securitate

Lucrul de la distanță nu este lipsit de vulnerabilitate la riscurile de securitate. O corporație trebuie să aibă cea mai mare securitate pentru a o proteja de atacurile cibernetice, deoarece defectele de securitate pot fi costisitoare. Echipele care lucrează de la distanță colaborează într-o varietate de moduri diferite.

Faceți investiții în dezvoltarea de medii sigure și sisteme de gestionare a conținutului compatibile cu securitatea. Software-ul extrem de sigur face posibil ca personalul de la distanță să lucreze cu încredere.

De exemplu, multe sisteme de comunicații oferă criptare end-to-end, similară cu cele folosite de software-ul call center. Alte software-uri pot avea un grad mai scăzut de securitate.

În consecință, este posibil ca acestea să nu satisfacă nevoile dumneavoastră. Amenințările digitale înconjoară afacerile în lumea de astăzi, solicitând instrumente de securitate de ultimă oră pentru a gestiona riscurile și a preveni circumstanțele neprevăzute.

Concluzie

Tehnologia de colaborare ajută la reținerea personalului și a talentelor în cadrul unei organizații și crește productivitatea organizațiilor. Angajații care lucrează de la distanță se bucură de flexibilitate, echilibru îmbunătățit între viața profesională și viața privată și o pauză de la naveta obositoare. Pe de altă parte, angajații pot experimenta un sentiment de înstrăinare față de colegii lor și, ca urmare, poate lipsi munca în echipă în persoană și schimbul de idei. Unele instrumente pot fi mai puțin sau mai utile decât altele, în funcție de dimensiunea echipei, de natura industriei și de cultura afacerii. Asigurați-vă că faceți un test amănunțit pe teren înainte de a implementa orice soluție nouă de colaborare la distanță. Este o investiție care merită dacă puteți vedea cum ușurează sarcinile echipei dumneavoastră.